Hospitales y Centros Médicos

Visión general:

Como un instituto que atrae a algunas de las mentes más brillantes de la ciencia, esta institución quería asegurarse de que no se desperdiciaba un valioso tiempo de investigación en la búsqueda mundana de un lugar de estacionamiento.

Estrategia:

• La tierra es escasa en una zona metropolitana ya muy desarrollada. La mejor opción sería construir un nuevo estacionamiento para empleados en un espacio existente. El nuevo garaje necesitaría un sistema de estacionamiento para optimizar el uso del espacio limitado.
• Un sistema sofisticado que permitiría a los empleados encontrar de forma rápida y fiable un lugar de estacionamiento para que pudieran comenzar a trabajar a tiempo y dejar lugares de estacionamiento para los visitantes para los pacientes. El sistema también debía ser rentable de mantener.
• Además, necesitaba ser una solución ambientalmente responsable que reflejara los valores de este enorme complejo médico.

Descripción de la empresa:

Este vasto campus médico es el hogar de uno de los centros médicos militares más grandes y respetados del país. Una consolidación de tres centros médicos militares de la zona, este enorme complejo ahora se extiende a lo largo de 243 acres. El centro cuenta con más de 2,4 millones de pies cuadrados de espacio clínico, donde unas 7.100 personas prestan servicio a más de un millón de militares en servicio activo y retirados.

El campus es tan avanzado tecnológicamente como grande. Dos edificios han sido galardonados con la certificación LEED Gold (por Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental) – la segunda calificación más alta. Los edificios con certificación LEED promueven la salud y reducen los costos al ahorrar energía, agua y recursos y generar menos residuos.

Además, las instalaciones cuentan con algunas de las tecnologías sanitarias más avanzadas disponibles para todo el espectro de atención, desde la cirugía y la rehabilitación hasta el tratamiento del cáncer y la atención a largo plazo. Para tan grande y tecnológicamente avanzado como el campus es, carece de estacionamiento adecuado para el personal. Y, esto ha creado un problema para los empleados y los pacientes por igual.

Mientras que el campus es atendido por el sistema de metro METRO de Washington, la mayoría de los empleados y pacientes llegan en coche. Las instalaciones de estacionamiento para el personal fueron diseñadas en una proporción de 1:3 (un lugar por cada tres empleados), pero incluso en esa proporción, la escasez de estacionamiento han causado que los empleados pierdan valioso tiempo conduciendo alrededor de los garajes del personal en busca de lugares.

En algunos casos, por desesperación, que terminan estacionamiento en garajes designados para visitantes y lotes con el fin de informar a tiempo. Al menos en una ocasión, esto dio lugar a que un paciente perdiera su cita porque simplemente no podía encontrar un lugar para estacionar. Los administradores se dieron cuenta de que este problema tenía que ser resuelto.

La satisfacción del paciente y la reputación del centro iban a sufrir si continuaba. Y los reembolsos podrían verse afectados como resultado. Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS, por sus siglas en inglés) están avanzando hacia un programa de pago por desempeño que se basa en parte en la satisfacción del paciente (el 2% del pago se puede retener si falta atención de calidad). Por lo tanto, el centro no podía arriesgarse a la posibilidad de citas más retrasadas y perdidas debido a la indisponibilidad del estacionamiento.

Debido a que la tierra es escasa en esta área metropolitana muy desarrollada, no era factible comprar mucho y desarrollar un gran garaje para ampliar la capacidad. En su lugar, el nuevo estacionamiento para empleados tendría que construirse en un espacio existente. Esto significaba que el nuevo garaje necesitaría un sistema para optimizar el uso del espacio limitado.

Se necesitaba un sistema mejor y más preciso para el nuevo garaje que las tecnologías basadas en cámaras utilizadas en los garajes existentes. Esos sistemas proporcionaban recuentos inexactos sobre el número de lugares disponibles. De hecho, era de conocimiento común entre los empleados que no se podía confiar en el recuento de puntos disponible. El conteo era tan poco confiable que se tomó la decisión de simplemente desactivar los sistemas y dejar las puertas de forma permanente, lo que llevó a más círculos de garajes en busca de lugares.

Los administradores no podían permitirse el lujo de perder dinero en un sistema de estacionamiento que no funcionaría de forma fiable a largo plazo. Necesitaban un sistema sofisticado que permitiera a los empleados encontrar de forma rápida y confiable un lugar de estacionamiento para poder comenzar a trabajar a tiempo y dejar lugares para los visitantes para los pacientes. También necesitaban un sistema que fuera rentable de mantener. Además, necesitaban una solución a largo plazo que evolucionara a medida que cambie la tecnología de estacionamiento.

Critical Business Issues:

• Solve staff parking shortage problem, eliminating the need for employees to use patient parking
• Improve the patient experience by reducing the number of appointments missed or delayed due to parking shortages (because staff take visitor parking spots)
• Ensure highest possible Medicare reimbursement for healthcare services (not losing 2% of payment because patient satisfaction is low) HCAHPS (the Hospital Consumer Assessment of Healthcare Providers and Systems) is a patient satisfaction survey required by CMS (the Centers for Medicare and Medicaid Services) for all hospitals in the United States.
• Bring efficiency to parking while working within the constraints imposed by lack of available land
• Gain operational efficiencies over older systems that failed to deliver
• Purchase a solution that could solve the “lack of trust issue” associated with the present dysfunctional parking systems, and eventually replace them
• Implement a cost-effective solution that works reliably in the long-run, is reasonable to maintain and keeps up with – or stays ahead of – evolving parking technology
• Employ a «green» solution that reflects the institution’s commitment to sustainability

Resultados:

Este principal centro médico militar está comprometido a proporcionar una atención excepcional al personal militar y a las familias a las que sirve. Sin embargo, estaba siendo obstaculizado por algo tan simple como el estacionamiento. Con instalaciones inadecuadas para los 7.100 empleados que trabajan en las instalaciones, la cuestión no era si se necesitaba estacionamiento adicional, sino cómo proporcionarlo en un área que ya estaba completamente desarrollada.

La institución tendría que aprovechar al máximo el espacio limitado disponible. Se necesitaría una solución tecnológica sofisticada. La institución encontró esa solución en ParkHelp. El sistema se ha instalado en el nuevo garaje de 600 puntos, y en los próximos años, reemplazará los sistemas más antiguos y disfuncionales en otros garajes.

En el nuevo garaje equipado con el sistema ParkHelp, los empleados no pierden el tiempo dando vueltas en busca de lugares. Rápidamente ven si hay lugares disponibles y dónde se encuentran para que puedan reportarse a tiempo sin robar a los pacientes lugares en los estacionamientos para pacientes.

Esto ha ayudado a reducir los retrasos en las citas de los pacientes (que promedian hasta 20 minutos en los centros de salud de Estados Unidos de acuerdo con la Evaluación del Consumidor de Proveedores de Salud y Encuesta del Sistema). Los retrasos en la cita afectan el horario de todo un día y tienen consecuencias negativas tanto para los pacientes como para el personal.

A medida que el personal se retrasa, su estrés aumenta y la experiencia del paciente sufre. Debido a que ParkHelp elimina los retrasos relacionados con el estacionamiento, es para ayudar significativamente a abordar este problema. Esto será especialmente cierto ya que el sistema se instala en otras instalaciones de estacionamiento en el centro, reemplazando los sistemas más antiguos y que no funcionan.

Al resolver el problema de escasez de estacionamiento del personal, el sistema está asegurando que el estacionamiento adecuado para pacientes esté disponible, ayudando a eliminar los retrasos en las citas causados por los problemas de estacionamiento relacionados con el paciente también. Esto mejora la experiencia del paciente, lo que a su vez, ayuda a garantizar que el centro reciba el reembolso más completo posible de Medicare por los servicios que proporciona, mejorando los ingresos.

Debido a que el sistema ParkHelp utiliza la última tecnología (sensores infrarrojos, luces y software) en lugar de cámaras, informa de forma fiable información sobre la disponibilidad de estacionamiento. Esto contrasta con los sistemas basados en cámaras que fueron desactivados en otros lotes porque con demasiada frecuencia confundieron a los peatones con los coches y proporcionaron información inexacta sobre la disponibilidad de estacionamiento, lo que llevó a los conductores a perder el tiempo buscando lugares fantasma.

Además de ser más precisa, la tecnología utilizada en la solución ParkHelp es rentable. Las luces LED son energéticamente eficientes y de larga duración, lo que reduce las facturas mensuales de servicios públicos y los costos de mantenimiento. Los sensores alimentados por batería son baratos de mantener y no extraen electricidad. Y el software que opera el sistema está basado en la nube, por lo que no hay ningún costo de infraestructura para el centro. Además, la solución ParkHelp no requiere puertas de personal o «dispensadores de billetes», lo que reduce los costos. Para un centro que depende de la financiación del gobierno, todas estas eficiencias operativas son fundamentales.

Además, la solución es «a prueba de futuro». Es escalable y ampliable, y con el plan de datos y el contrato de mantenimiento del servicio, se puede actualizar a una fracción del costo de un nuevo sistema. Esto significa que la vida útil se puede extender indefinidamente, reduciendo el costo total de propiedad.

Por último, el sistema proporciona una solución ambientalmente responsable que refleja los valores de este enorme complejo médico. Al acortar la cantidad de tiempo que los conductores pasan buscando estacionamiento, la huella de carbono de este garaje se reduce (y estará en otros, ya que el sistema se implementa en las instalaciones de estacionamiento más antiguas). Además, el ventilador de escape no tiene que funcionar con tanta frecuencia, lo que reduce el consumo de electricidad. Y la tecnología en sí es «verde». Esto es exactamente lo que este complejo con dos edificios con certificación LEED estaba buscando en una solución.

Métricas:

• Evitación de costos asociada con la construcción de una instalación más grande y costosa ahorrando $1.62m (600 x 10% (sobreconstrucción necesaria para que la tecnología más antigua haga el mismo trabajo que una solución PS) x $27k por
• Optimiza el estacionamiento en el nuevo garaje de estacionamiento para empleados de 600 puntos, lo que ayuda a resolver el problema de que el personal tenga que usar las instalaciones de estacionamiento para pacientes
• Ayuda a eliminar los retrasos en las citas relacionadas con el estacionamiento y la interrupción del horario (médicos, PA y otros personales costosos)
• Mejora la experiencia del paciente al reducir el estrés causado por retrasos/problemas en la búsqueda de estacionamiento
• Ayuda a aumentar los ingresos a través de una mejor satisfacción del cliente, evitando el 2% de «multa» de Medicare sin reembolso bajo el nuevo programa de reembolso de CMS basado en el valor. HCAHPS (la Evaluación hospitalaria del consumidor de proveedores y sistemas de atención médica) es una encuesta de satisfacción del paciente requerida por CMS (los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid) para todos los hospitales en los Estados Unidos.
• Proporciona información fiable y precisa sobre la disponibilidad de estacionamiento para la eficiencia operativa (a diferencia de los sistemas antiguos que eran tan poco fiables que fueron inhabilitados)
• Proporciona una solución rentable que promete ahorros a largo plazo en facturas de energía y mantenimiento
• Proporciona un sistema «a prueba de futuro» cuya vida útil puede extenderse indefinidamente, reduciendo el costo total de propiedad
• Refleja los valores de la organización consciente del medio ambiente
• Para esta instalación hospitalaria del gobierno, la solución de estacionamiento automatizado ParkHelp es más una inversión que un costo